Administratief medewerker (C)

Als allround administratief medewerker ben je een belangrijke spil in de dagelijkse organisatie van onze school. Je zorgt dat de leerling- en onderwijsadministratie klopt,
houdt overzicht wanneer de dag anders loopt dan gepland en zorgt dat belangrijke processen rondom roosters, examens en leermiddelen soepel verlopen. Je werkt daarbij nauw samen met docenten, coaches, de roostermaker en de schoolleiding.
Je werk is afwisselend: het ene moment werk je geconcentreerd aan gegevens in SomToday, het volgende moment vraagt een roosterwijziging direct om actie. Juist die combinatie van nauwkeurigheid, overzicht en snel kunnen schakelen maakt deze functie veelzijdig.

Waar ga jij je mee bezighouden?

Leerling- en onderwijsadministratie

• Je zorgt dat leerlinggegevens, opleidingen, vakkenpakketten, lesgroepen, niveaus en cijferstructuren in SomToday en Zermelo juist en actueel zijn;
• Je bewaakt een goede gegevensuitwisseling tussen de systemen, signaleert afwijkingen en zorgt dat fouten worden opgelost;
• Je ondersteunt de organisatie van toetsweken en vakwerktijd en bewaakt dat benodigde informatie en toetsen tijdig beschikbaar zijn.

Examensecretariaat

• Je ondersteunt het examensecretariaat bij de administratieve voorbereiding, uitvoering en afronding van de examens;
• Je controleert leerlinggegevens, vakkenpakketten, exameninschrijvingen en de afronding van schoolexamens en stelt onder andere diploma’s, cijferlijsten en examenoverzichten op.

Dagroostering en Zermelo

• Je verwerkt dagelijkse en wekelijkse roosterwijzigingen bij ziekte, verlof, activiteiten en andere bijzonderheden en regelt in overleg de benodigde vervanging;
• Je houdt overzicht, lost roosterknelpunten op, publiceert wijzigingen tijdig en stemt af met de roostermaker en schoolleiding;
• Je plant inhaalmomenten en herkansingen voor leerlingen.

Leermiddelencoördinatie

• Je coördineert samen met de vaksecties de leermiddelenlijsten en de bestelling, levering, uitgifte en inname van boeken, digitale licenties en andere leermiddelen;
• Je onderhoudt contact met de boekenleverancier, lost vragen en problemen rond leveringen en licenties op en bewaakt deadlines en facturen.

• Je beschikt over minimaal een MBO diploma;
• Je hebt ervaring in een (vergelijkbare) functie binnen het onderwijs, vereiste;
• We zoeken een collega die zorgvuldig werkt, overzicht houdt en graag verantwoordelijkheid neemt;
• Iemand die rustig blijft wanneer er meerdere dingen tegelijk spelen, makkelijk schakelt en plezier haalt uit het goed organiseren van zaken;
• Je bent servicegericht en toegankelijk, maar kunt ook duidelijk zijn en prioriteiten stellen;
• Je werkt zelfstandig én graag samen, denkt in oplossingen en wacht niet af wanneer je ziet dat iets geregeld moet worden;
• Ervaring met SomToday en Zermelo is een pré; belangrijker is dat je systemen snel eigen maakt en nauwkeurig werkt.

!mpulse Kollum is een school voor mavo, havo en vwo en maakt deel uit van OSG Piter Jelles, onderdeel van OVO Fryslân-Noord. Wij staan voor hoogwaardig onderwijs, professionaliteit en een veilig pedagogisch klimaat, waarin ambitie en kwaliteit hand in hand gaan.

Wij werken vanuit een ambitieus leerklimaat, waarin schoolleiding, teamleden, leerlingen en ouders/verzorgers continu samenwerken om de kwaliteit van ons onderwijs te verbeteren. Ook voelen we een flinke urgentie en hebben we een grote bereidheid om ons verder te ontwikkelen en met vernieuwingen aan de slag te gaan. Met als uiteindelijke doel: nog beter onderwijs dat aansluit op de toekomst van morgen.

Naast een diploma op het juiste niveau willen we onze leerlingen ook tools in handen geven om op sociaal en maatschappelijk gebied het beste uit zichzelf en anderen te halen.
Daarom vinden we het belangrijk om de leerling goed voor te bereiden op het kiezen van een vervolgopleiding en op de plek in de moderne, steeds veranderende, samenleving.
Die vraagt immers om goed opgeleide, flexibele, empathische, creatieve en mondige mensen. Vaardigheden als plannen, organiseren, onderzoeken, reflecteren, samenwerken en overleggen krijgen daarom volop aandacht bij ons op school.

Ook de persoonlijke ontwikkeling staat bij ons centraal. We zijn een kleine, veilige school waar we iedereen kennen, waar iedereen wordt gezien en waar iedereen de persoonlijke aandacht krijgt die hij verdient. We werken stevig aan het opbouwen van een vertrouwensrelatie tussen het team, de leerlingen en de ouders/verzorgers en de leerlingen onderling. Dit betekent aan de ene kant dat we duidelijk zijn en heldere grenzen stellen en aan de andere kant dat we luisteren naar het verhaal van eenieder. Respectvol en herstelgericht met elkaar omgaan is bij ons de norm.

Wil jij werken in een kleinschalige school waar iedere leerling wordt gezien en de ruimte krijgt om zich te ontwikkelen? Maak dan deel uit van ons betrokken en gedreven team!

Voor meer informatie over !mpulse Kollum: www.piterjelles.nl/impulsekollum/

School impressie: https://www.piterjelles.nl/impulsekollum/groep-7-8/ontmoet-impulse-kollum/

• een afwisselende functie waarin je een centrale rol speelt in de dagelijkse organisatie van de school;
• een prettig werkklimaat binnen een professionele organisatie met een open cultuur;
• een betrokken en gedreven team met een duidelijke visie op onderwijs;
• ruimte voor professionele ontwikkeling en scholing;
• een salaris conform cao VO, schaal 6 (€2.672 - €3.610);
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder vakantiegeld, een eindejaarsuitkering en een aantrekkelijke vakantieregeling;
• pensioenopbouw via pensioenfonds ABP;
• een tijdelijk contract met uitzicht op verlenging.

Vragen over de vacature kun je stellen aan Marco Schots, teamleider
bereikbaar via e-mailadres mschots@pj.nl.

Solliciteren is mogelijk via onderstaande button 'Direct Solliciteren'.
Wij ontvangen naast je CV een motivatiebrief of een filmpje van maximaal 2 minuten
(mee te sturen via een link in je cv) ter attentie van de heer Schots, graag samengevoegd
in één bestand.

In je motivatie stel jij jezelf op eigen wijze voor en geef je aan wat jij wat jij vanuit jouw ervaring en kwaliteiten voor !mpulse Kollum kunt betekenen.

Je kunt solliciteren t/m zondag 18 oktober 2026.

Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.