Secretaresse/ Managementassistent

Als Secretaresse/ Managementassistent ondersteun je de directeur en, waar afgesproken, het managementteam bij de dagelijkse organisatie van het werk.
Je zorgt voor overzicht, bewaakt afspraken en acties en regelt veel zaken zelfstandig. Daarmee zorg je ervoor dat de directeur zich zoveel mogelijk kan richten op de hoofdlijnen en op onderwerpen die daadwerkelijk zijn aandacht vragen.

Van belang is dat je niet alleen uitvoert wat gevraagd wordt, maar ook vooruitkijkt.
Je signaleert wat eraan komt, ziet waar iets dreigt vast te lopen en neemt waar mogelijk zelf actie.

Je werkt in een VO-school waarin onderwijs, personeel, leerlingen, ouders, bestuur en externe partners samenkomen. De werkzaamheden worden mede bepaald door onverwachte situaties, bestuurlijke deadlines en vertrouwelijke of gevoelige dossiers.
In deze dynamiek zorg je voor rust, overzicht en continuïteit.

Kerntaken

Agenda en planning

• Je beheert de agenda van de directeur en stelt daarbij zelfstandig prioriteiten;
• Je beoordeelt welke afspraken noodzakelijk zijn, welke verplaatst kunnen worden en waar ruimte in de agenda nodig is;
• Je signaleert knelpunten tijdig en doet voorstellen om deze op te lossen;
• Je bewaakt een werkbare verhouding tussen afspraken, overleggen, reistijd en tijd voor voorbereiding en uitwerking.

Vergaderingen en voorbereiding

• Je bereidt vergaderingen en afspraken van de directeur voor en zorgt dat de benodigde stukken en informatie tijdig beschikbaar zijn;
• Je bewaakt agenda's, deelnemers, stukken en deadlines;
• Je zorgt ervoor dat de directeur voorafgaand aan belangrijke afspraken weet wat er speelt en welke punten aandacht vragen;
• Je maakt besluiten- en actielijsten, legt formele besluiten zorgvuldig vast en bewaakt de opvolging daarvan.

Acties en opvolging

• Je houdt overzicht over lopende afspraken, acties en toezeggingen van de directeur en, waar afgesproken, van het managementteam;
• Je signaleert welke onderwerpen of acties aandacht nodig hebben en bespreekt dit periodiek met de directeur;
• Je herinnert collega's tijdig aan afspraken en deadlines en spreekt hen hier zo nodig op aan;
• Je zorgt ervoor dat gemaakte afspraken niet uit beeld raken en zaken daadwerkelijk worden afgerond.

Documenten en informatie

• Je redigeert en controleert brieven, e-mails, documenten, presentaties en andere stukken;
• Je let daarbij niet alleen op taal en vormgeving, maar ook op inhoudelijke consistentie, namen, data, bijlagen en eerder gemaakte afspraken;
• Je zorgt voor een logische en toegankelijke inrichting van digitale dossiers en bestanden;
• Je bewaakt dat relevante informatie snel beschikbaar en terug te vinden is.

Bestuurlijke en schoolbrede ondersteuning

• Je bewaakt de schoolbrede jaaragenda, bestuurlijke deadlines en belangrijke cyclische processen;
• Je ondersteunt de voorbereiding en organisatie van onder meer inspectiebezoeken, audits en andere formele overlegmomenten;
• Je zorgt dat besluiten, relevante correspondentie en formele documenten zorgvuldig worden vastgelegd en terug te vinden zijn;
• Je onderhoudt, binnen gemaakte afspraken, contacten met onder meer het bestuur, ouders, gemeenten en andere externe partners.

Correspondentie en communicatie

• Je bent een belangrijk eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Je beoordeelt welke vragen rechtstreeks kunnen worden afgehandeld en welke bij de directeur terecht moeten komen;
• Binnen gemaakte afspraken handel je zelfstandig e-mails, telefoontjes en andere verzoeken af;
• Je stelt conceptmails, brieven en andere correspondentie op in een stijl die past bij de directeur en de organisatie.

Organisatie en ontzorging

• Je organiseert bijeenkomsten, bezoeken, reizen en andere praktische zaken rond de directeur;
• Je denkt vooruit bij belangrijke afspraken, projecten en deadlines en regelt tijdig wat daarvoor nodig is;
• Je ziet waar praktische of organisatorische zaken slimmer kunnen worden ingericht en doet daarvoor voorstellen;
• Je neemt eigenaarschap over zaken die binnen je verantwoordelijkheid vallen en wacht niet steeds op een afzonderlijke opdracht.

Opleiding en ervaring

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële, administratieve of organisatorische achtergrond.
  Een afgeronde mbo-4-opleiding in combinatie met ruime relevante ervaring kan eveneens passend zijn;
• Je hebt meerdere jaren ervaring als directiesecretaresse, managementassistent, executive assistant of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring met het ondersteunen van een directeur of managementteam is een pré;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en ruime ervaring met Microsoft 365, digitaal vergaderen, documentbeheer en archivering;
• Ervaring in het onderwijs, de overheid of een andere grote en complexe organisatie is
  een pré.

Over OGMF
Onderwijsgroep Midden-Friesland (OGMF) is een veelzijdige onderwijskoepel van acht scholen in het hart van Fryslân. Onder onze vlag vind je Plein Joure, Grou, KiiM, Kei College, Compagnie, Sevenwolden Campus, Bornego College en de Internationale Schakelklas. Samen bieden we het volledige palet van voortgezet onderwijs: van praktijkonderwijs en vmbo tot havo, atheneum en gymnasium.

Samen vooruit
Met ruim 550 collega’s verzorgen we dagelijks onderwijs voor ongeveer 4.500 leerlingen. Elke school heeft een eigen identiteit en onderwijsconcept. Zo valt er echt iets te kiezen. Tegelijkertijd delen we binnen de koepel kennis met elkaar en versterken we elkaar. Onze gezamenlijke missie is helder. Wij helpen leerlingen hun talenten te ontdekken, te ontwikkelen en met vertrouwen de toekomst tegemoet te gaan. De kernwaarden waarde(n)vol, samen, veelzijdig, vertrouwen en ambitie vormen daarbij ons kompas. Niet voor niets is onze slogan: Samen vooruit.

Over Sevenwolden Campus
Sevenwolden Campus is een brede, openbare school in Heerenveen waar ruim 1.160 leerlingen werken aan hun toekomst. De school helpt leerlingen om zelfbewust en wereldwijs te worden. Of leerlingen nu sporttalent hebben of creatief zijn, er is volop ruimte om hun talenten te ontwikkelen. De school legt de verbinding tussen leren, samenleven en persoonlijke groei. Iedereen telt mee. Sevenwolden Campus bestaat uit twee gebouwen. Campus Onderbouw en Campus Bovenbouw met moderne faciliteiten. Voor docenten betekent dit werken op een dynamische school, met betrokken collega’s. Bij ons is veel ruimte voor pedagogische invloed en onderwijs dat echt gericht is op ontwikkeling en motivatie.

“Bij benoeming word je ingeschaald in de functieschaal die hoort bij de functie waarop je solliciteert. Een vacature voor een LB-functie leidt tot een benoeming in schaal LB en niet in een hogere schaal. Tegelijkertijd investeren wij als school in jouw professionele ontwikkeling.”

Lees meer over onze school op https://www.sevenwoldencampus.nl/

Inschaling volgens CAO VO, schaal 7.

Wat we belangrijk vinden

• Zelfstandig en proactief: Je wacht niet af tot werkzaamheden bij je worden neergelegd, maar ziet zelf wat nodig is. Binnen duidelijke afspraken durf je zelfstandig keuzes te maken en zaken af te handelen.

• Overzicht en organisatie: Je bent goed in het aanbrengen van structuur. Ook wanneer er veel tegelijk speelt, weet je hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en houd je overzicht over afspraken, acties en deadlines.

• Nauwkeurig: Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor details. Je ziet het wanneer een datum niet klopt, een bijlage ontbreekt, een afspraak niet is opgevolgd of informatie niet volledig is.

• Flexibel: Prioriteiten kunnen veranderen. Je kunt daarin snel schakelen zonder het overzicht te verliezen en vindt het prettig om te werken in een omgeving waarin niet iedere dag vooraf volledig vastligt.

• Stevig in de communicatie: Je bent vriendelijk en dienstverlenend, maar niet afwachtend. Je durft mensen aan afspraken te houden en kunt ook richting de directeur aangeven wanneer iets niet logisch, niet haalbaar of niet verstandig is.

• Discreet en betrouwbaar: Je werkt regelmatig met vertrouwelijke personele, bestuurlijke en leerlinggebonden informatie. Je handelt integer, werkt zorgvuldig volgens de geldende privacyregels en weet welke informatie je wel en niet kunt delen.

• Gericht op kwaliteit en verbetering: Je haalt voldoening uit een organisatie die klopt. Je kijkt daarom niet alleen naar het uitvoeren van werkzaamheden, maar ook naar de vraag hoe processen slimmer, duidelijker of efficiënter kunnen worden ingericht.

• Organisatiesensitief: Je herkent verschillende belangen en verhoudingen, begrijpt de bestuurlijke en maatschappelijke context van de school en weet wanneer zelfstandig handelen of juist afstemming nodig is.

• Samenwerking: Je werkt rechtstreeks voor en rapporteert aan de directeur. Daarnaast werk je nauw samen met leden van het managementteam, collega’s binnen de ondersteunende diensten en verschillende interne en externe contacten. De directeur stelt de prioriteiten en kaders vast; daarbinnen handel je zelfstandig en spreek je anderen zo nodig aan op gemaakte afspraken.

De samenwerking met de directeur is intensief. Dat vraagt iemand die snel begrijpt wat belangrijk is, verantwoordelijkheid durft te nemen en voldoende zelfstandig is om niet voor iedere beslissing terug te hoeven naar de directeur. Tegelijkertijd weet je goed wanneer afstemming wel nodig is.

Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met
Mark Kwakman, directeur, bereikbaar via mailadres mkwakman@ogmf.nl.

Ben je enthousiast geworden en wil je solliciteren?
Dat kan via onderstaande button 'Direct Solliciteren'.
Wij ontvangen je CV en motivatiebrief t.a.v. de heer Kwakman, graag samengevoegd
in één bestand.

Je kunt solliciteren t/m donderdag 22 oktober 2026.
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op vrijdag 30 oktober tussen 9 en 12 uur.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.