Administratief medewerker (C)/ Roostermaker

Voor !mpulse Kollum, onderdeel van OSG Piter Jelles, zoeken we een allround administratief medewerker, die ook het basisrooster opstelt en beheert.

Als allround administratief medewerker ben je een belangrijke spil in de dagelijkse organisatie van onze school. Je zorgt dat de leerling- en onderwijsadministratie klopt,
houdt overzicht wanneer de dag anders loopt dan gepland en zorgt dat belangrijke processen rondom roosters, examens en leermiddelen soepel verlopen. Je werkt daarbij nauw samen met docenten, coaches en de schoolleiding.

Je werk is afwisselend: het ene moment werk je geconcentreerd aan gegevens in SomToday, het volgende moment vraagt een roosterwijziging direct om actie. Juist die combinatie van nauwkeurigheid, overzicht en snel kunnen schakelen maakt deze functie veelzijdig.

Waar ga jij je mee bezighouden?

Basisrooster, dagroostering en Zermelo

• Je stelt het basisrooster op in Zermelo, op basis van de lessentabel, de inzetbaarheid van docenten en de beschikbare lokalen;
• Je controleert het basisrooster op knelpunten en stemt aanpassingen af met de schoolleiding en betrokken collega’s;
• Je verwerkt dagelijkse en wekelijkse roosterwijzigingen bij ziekte, verlof, activiteiten en andere bijzonderheden en regelt in overleg de benodigde vervanging;
• Je houdt overzicht, lost roosterknelpunten op, publiceert wijzigingen tijdig en stemt af met de schoolleiding;
• Je plant inhaalmomenten en herkansingen voor leerlingen.

Leerling- en onderwijsadministratie

• Je zorgt dat leerlinggegevens, opleidingen, vakkenpakketten, lesgroepen, niveaus en cijferstructuren in SomToday en Zermelo juist en actueel zijn;
• Je bewaakt een goede gegevensuitwisseling tussen de systemen, signaleert afwijkingen en zorgt dat fouten worden opgelost;
• Je ondersteunt de organisatie van toetsweken en vakwerktijd en bewaakt dat benodigde informatie en toetsen tijdig beschikbaar zijn.

Examensecretariaat

• Je ondersteunt het examensecretariaat bij de administratieve voorbereiding, uitvoering en afronding van de examens;
• Je controleert leerlinggegevens, vakkenpakketten, exameninschrijvingen en de afronding van schoolexamens en stelt onder andere diploma’s, cijferlijsten en examenoverzichten op.

Leermiddelencoördinatie

• Je coördineert samen met de vaksecties de leermiddelenlijsten en de bestelling, levering, uitgifte en inname van boeken, digitale licenties en andere leermiddelen;
• Je onderhoudt contact met de boekenleverancier, lost vragen en problemen rond leveringen en licenties op en bewaakt deadlines en facturen.

• Je beschikt over minimaal een MBO diploma;
• Je hebt ervaring in een (vergelijkbare) functie binnen het onderwijs, vereiste;
• We zoeken een collega die zorgvuldig werkt, overzicht houdt en graag verantwoordelijkheid neemt;
• Iemand die rustig blijft wanneer er meerdere dingen tegelijk spelen, makkelijk schakelt en plezier haalt uit het goed organiseren van zaken;
• Je bent servicegericht en toegankelijk, maar kunt ook duidelijk zijn en prioriteiten stellen;
• Je werkt zelfstandig én graag samen, denkt in oplossingen en wacht niet af wanneer je ziet dat iets geregeld moet worden;
• Ervaring met SomToday en Zermelo is een pré; belangrijker is dat je systemen snel eigen maakt en nauwkeurig werkt.

“!mpulse Kollum wil een school zijn waar een hoge ambitie wat betreft onderwijskundige kwaliteit, professionaliteit en een veilig pedagogisch klimaat onlosmakelijk
verenigd zijn.”

!mpulse Kollum is een school voor vmbo-t, havo en vwo en maakt deel uit van OSG Piter Jelles, onderdeel van OVO Fryslân-Noord. We zijn een kleinschalige, betrokkenschool waar we elkaar zien, elkaar kennen en waar persoonlijke aandacht vanzelfsprekend is.

Onze visie op onderwijs

Wij geloven dat goed onderwijs ontstaat in een sterke Mienskip. Daarom werken we dagelijks samen - schoolleiding, teamleden, leerlingen en ouders/verzorgers - aan de kwaliteit van ons onderwijs. We hebben een hoge ambitie als het gaat om onderwijskwaliteit, professionaliteit en een veilig pedagogisch klimaat. Die drie zijn voor ons onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Leren en ontwikkelen

Op !mpulse Kollum staat de brede ontwikkeling van leerlingen centraal. Naast het behalen van een diploma bereiden we leerlingen voor op hun plek in een snel veranderende samenleving. Vaardigheden als plannen, organiseren, onderzoeken, reflecteren, samenwerken en communiceren krijgen daarom bewust aandacht.

Relatie en begeleiding

De relatie staat bij ons centraal. We investeren in vertrouwen tussen teamleden, leerlingen en ouders/verzorgers. We zijn duidelijk in onze verwachtingen en grenzen en luisteren naar het verhaal van iedere leerling. Respectvol en herstelgericht handelen is daarbij de norm.

Werken bij !mpulse Kollum

Werken op !mpulse Kollum betekent werken op een plek waar je ertoe doet - voor leerlingen, voor collega’s en voor de ontwikkeling van de school als geheel.Voor meer informatie over !mpulse Kollum: https://www.piterjelles.nl/impulsekollum

• een afwisselende functie waarin je een centrale rol speelt in de dagelijkse organisatie van de school;
• een prettig werkklimaat binnen een professionele organisatie met een open cultuur;
• een betrokken en gedreven team met een duidelijke visie op onderwijs;
• ruimte voor professionele ontwikkeling en scholing;
• De functie is ingeschaald in schaal 6 van de CAO VO.
  Voor de werkzaamheden aan het basisrooster ontvang je een aanvullende toelage op het niveau van schaal 8;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder vakantiegeld, een eindejaarsuitkering en een aantrekkelijke vakantieregeling;
• pensioenopbouw via pensioenfonds ABP;
• een tijdelijk contract met uitzicht op verlenging.

Vragen over de vacature kun je stellen aan Marco Schots, teamleider
bereikbaar via e-mailadres mschots@pj.nl.

Solliciteren is mogelijk via onderstaande button 'Direct Solliciteren'.
Wij ontvangen naast je CV een motivatiebrief of een filmpje van maximaal 2 minuten
(mee te sturen via een link in je cv) ter attentie van de heer Schots, graag samengevoegd
in één bestand.

In je motivatie stel jij jezelf op eigen wijze voor en geef je aan wat jij wat jij vanuit jouw ervaring en kwaliteiten voor !mpulse Kollum kunt betekenen.

De vacature sluit op het moment dat wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.

Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.